Czy można prowadzić biuro bez papieru? Oczywiście, że tak, ale papier ten do drukarki i ksero nadal jest najwygodniejszym nośnikiem dokumentów, chociaż powoli to się zmienia. Akwizgran, Niemcy, czerwiec 2015. Dziś jest rzeczą oczywistą, że zdjęcia, filmy i muzyka są archiwizowane i wykorzystywane cyfrowo. Jednak w przypadku wielu dokumentów i zapisów tak nie jest. Korzystając z rozwiązania archiwizującego ecoDMS, użytkownicy mogą zrobić ważny krok w kierunku „biura bez papieru”. System zarządzania dokumentami ecoDMS to oprogramowanie do długoterminowego bezpiecznego przechowywania wszelkiego rodzaju plików, dokumentów i informacji w centralnym archiwum cyfrowym. Zasada działania ecoDMS jest naprawdę prosta: wszystkie dokumenty papierowe są skanowane za pomocą dowolnego typu skanera, podczas gdy wszystkie inne pliki są zwykle już dostępne w formie cyfrowej. Można je łatwo przeciągnąć i upuścić do DMS. Po zarchiwizowaniu dokumenty papierowe są zabezpieczone w formacie długoterminowej archiwizacji PDF/A wraz z innymi plikami w archiwum ecoDMS. Wszystkie dane są przechowywane w bazie danych postgreSQL. Stanowi on integralną część systemu archiwizacji i jest automatycznie konfigurowany podczas instalacji. ecoDMS to system klient-serwer. Wspaniałą rzeczą jest to, że komponenty oprogramowania i baza danych, w tym wszystkie zarchiwizowane dokumenty i ustawienia, znajdują się na miejscu u klienta, a nie na zewnętrznych serwerach w sieci lub w ecoDMS GmbH. Zawartość każdego czytelnego pliku jest automatycznie analizowana przez system i indeksowana pełnotekstowo. To sprawia, że odzyskiwanie dokumentów to bułka z masłem. Wyszukiwanie dokumentów za pomocą ecoDMS jest tak proste, jak googling: wprowadzanie kryteriów wyszukiwania i przeglądanie wyników wyszukiwania bezpośrednio na ekranie. Nie musisz już mozolnie przeszukiwać płyt lub dysku twardego. Oprócz automatycznie generowanych informacji pełnotekstowych, ecoDMS oferuje okno dialogowe klasyfikacji. Klasyfikacja to rodzaj „powiązania” między dokumentem a archiwum. Tutaj użytkownicy mogą wprowadzić wirtualny folder docelowy w ecoDMS, typ dokumentu, status, obowiązki i wiele więcej informacji (metadane) dla każdego archiwizowanego pliku. Dzięki przypisaniu tych szczegółów dokumenty mogą być systematycznie przechowywane z wieloma szczegółami, zapewniając ich szybką lokalizację bez konieczności wyszukiwania pełnotekstowego. Aby zapewnić bezpieczny dostęp do systemu oraz zawartych w nim dokumentów i folderów, każdemu użytkownikowi można przypisać dane dostępowe z odpowiednimi uprawnieniami. ecoDMS to bez wątpienia najpopularniejszy, nowoczesny i najszybszy system archiwizacji na rynku niemieckojęzycznym. Z tego systemu zarządzania dokumentami korzysta już kilka tysięcy firm i użytkowników prywatnych. Szybki proces instalacji i łatwa aplikacja, bezkonkurencyjny stosunek jakości do ceny, niezależność od platformy i wszechstronność tego oprogramowania sprawiają, że ecoDMS jest idealnym rozwiązaniem do archiwizacji dla każdego. Licencja jest dostępna za jedyne 41,18 euro netto na użytkownika i obejmuje pełną funkcjonalność. Oprogramowanie zostało zaprojektowane tak, aby umożliwić zapisywanie dokumentów i danych z praktycznie wszystkich aplikacji. Jeśli np. użytkownicy chcą zapisywać listy, tabele czy e-maile, wtyczka ecoDMS Office jest idealnym rozwiązaniem. Wtyczki można używać do programów Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint i Outlook. Dla Calc, Writer, Draw i Impress z grupy LibreOffice i OpenOffice dostępny jest również dodatek do ecoDMS. E-maile z Thunderbirda wraz z załącznikami są szybko archiwizowane za pomocą dodatku. Wirtualna drukarka PDF/A firmy ecoDMS umożliwia łatwą archiwizację dokumentów z aplikacji do druku, takich jak programy graficzne i graficzne, systemy zarządzania zapasami i wiele innych jako dokument PDF-A. Drukarka PDF/A to sterownik drukarki przeznaczony do archiwizacji dokumentów w ecoDMS. Stanowi interfejs do zewnętrznych programów, a następnie umożliwia szybką i szybką archiwizację dokumentów. Co więcej, proste kliknięcie na funkcję drukowania odpowiedniego programu zapisuje pliki bezpośrednio w odpowiednim folderze i dla właściwej osoby. Drukarka ecoDMS może również wykonywać tzw. ciemne procesy. Korzystając z drukarki ecoDMS, użytkownicy mogą archiwizować dokumenty wraz z dopasowanymi informacjami klasyfikacyjnymi w ecoDMS, bez konieczności wykonywania jakichkolwiek czynności. Interfejs jest dostępny, jeśli użytkownicy chcą tworzyć własne skrypty do dostosowywania. Usługa ecoDMS API Rest Service umożliwia użytkownikom podłączenie dowolnego systemu innej firmy. Użytkownicy mogą więc łączyć systemy CRM lub ERP lub inne programy zewnętrzne poprzez programowanie interfejsu. Archiwum ecoDMS jest dostępne z własnego komputera użytkownika, z Internetu lub aplikacji. Użytkownicy mogą uzyskać bezpośredni dostęp do swoich danych z własnego komputera PC lub laptopa za pośrednictwem klientów stacjonarnych. Ponadto aplikacje mobilne na smartfony i tablety umożliwiają dostęp z zewnątrz. Integralną częścią tego nowoczesnego rozwiązania DMS jest również internetowy interfejs użytkownika. Cena licencji pełnej wersji ecoDMS obejmuje wszystkie komponenty. Wniosek: ecoDMS to idealne oprogramowanie dla osób poszukujących centralnego systemu archiwizacji wszystkich rekordów i plików. Oczywiście korzystanie z rozwiązania DMS nie oznacza końca papieru. Papier będzie nadal istnieć. Rozwiązanie DMS oznacza jednak oszczędność czasu podczas archiwizacji, zarządzania i odzyskiwania zarchiwizowanych. A więc papier czy dysk? źródło:openpr.com /news/311803/the-paperless-office-pdfs-replace-paper.html